Privacyverklaring — Stockventory

1. Wie zijn wij

Crescita BV, handelend onder de naam The Bar Office, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van klanten en bezoekers van Stockventory (stockventory.thebaroffice.be). Contact: info@thebaroffice.be.

Voor de gegevens van medewerkers die een klant in de tool invoert (naam, e-mail, tellingen), is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Die relatie is geregeld in de Verwerkersovereenkomst in de Algemene Voorwaarden (artikel 14).

2. Welke gegevens verwerken wij

• Accountgegevens: voornaam en naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld; wij zien het nooit), rol (Owner/User), organisatie, land.
• Facturatiegegevens: bedrijfsnaam, btw-nummer, adres, IBAN (voor de Opstart-factuur), betaalstatus en factuurhistoriek. Kaartgegevens worden uitsluitend door Stripe verwerkt; wij slaan nooit kaartnummers op.
• Gebruiksgegevens in de tool: projecten, locaties, producten, prijzen, tellingen (met tijdstip en gebruiker), verplaatsingen, recepten, leveranciers, bestellingen.
• Technische en gebruiksgegevens: bezochte pagina's en tijd per pagina (voor de telduur-statistieken), IP-adres, browser- en toesteltype, foutmeldingen.
• Contactgegevens van prospecten: naam, zaak en e-mail via het formulier op de landingspagina.

3. Waarom en op welke grondslag

Wij nemen geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen voor jou.

• De dienst leveren: account, tellingen, berekeningen, uitnodigingen — uitvoering van de overeenkomst.
• Betaling en facturatie, incl. Opstart — uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.
• Boekhoudkundige bewaring — wettelijke verplichting (7 jaar).
• Beveiliging, fraudepreventie, foutopsporing — gerechtvaardigd belang.
• Verbetering van de dienst en anonieme statistieken (bv. gemiddelde telduur) — gerechtvaardigd belang.
• Opvolging van een kennismakingsaanvraag — gerechtvaardigd belang / precontractueel.
• Nieuwsbrief of commerciële e-mails — toestemming (altijd uitschrijfbaar).

4. Met wie delen wij gegevens

Enkel met verwerkers die nodig zijn om de dienst te leveren, onder een verwerkersovereenkomst:

• Onze databank-, authenticatie- en e-mailleverancier — servers in de EU.
• Onze hosting- en applicatie-infrastructuur — EU-infrastructuur.
• Stripe (betalingen) — eigen privacybeleid; kan gegevens buiten de EU verwerken onder de EU-standaardcontractbepalingen.
• Boekhouder van Crescita BV (facturatie), gebonden aan beroepsgeheim.

Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet met adverteerders. Bij een wettelijke verplichting of gerechtelijk bevel kunnen wij gegevens aan overheden bezorgen.

5. Bewaartermijnen

• Account- en toolgegevens: zolang het account actief is, plus 30 dagen na beëindiging (exportperiode). Daarna verwijderd.
• Facturatiegegevens en facturen: 7 jaar (boekhoudwet).
• Technische logs: 12 maanden.
• Prospectgegevens: 24 maanden na het laatste contact.
• Geaggregeerde, anonieme statistieken: onbeperkt (niet meer tot een persoon herleidbaar).

6. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en je kan een gegeven toestemming op elk moment intrekken. Stuur een e-mail naar info@thebaroffice.be; wij antwoorden binnen 30 dagen. Je eigen gegevens exporteer je op elk moment zelf via de tool (Excel/CSV), via Instellingen › Export.

Ben je niet tevreden, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

7. Beveiliging

Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen. Toegang tot gegevens is per organisatie afgeschermd (row level security); een klant ziet nooit gegevens van een andere klant. Wij maken dagelijks back-ups. Bij een inbreuk met risico voor jouw rechten verwittigen wij jou en de toezichthouder binnen 72 uur.

8. Meekijken door The Bar Office

Voor ondersteuning en verbetering van de tool kan een beheerder van Crescita BV tijdelijk inloggen in jouw omgeving (“inloggen als klant”).

9. Cookies

Stockventory gebruikt enkel strikt noodzakelijke cookies en lokale opslag voor inloggen, sessiebeheer en je gekozen project. Geen advertentie- of trackingcookies. Voor deze cookies is geen toestemming vereist.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op stockventory.thebaroffice.be/privacy.

11. Contact

Crescita BV · The Bar Office · info@thebaroffice.be